A cégkivonat a céges szerződéskötések, partneri kapcsolatok, ügyintézések egyik alapvető dokumentuma. Mivel sokszor van szükség cégkivonatra, így sokakban felmerül a kérdés, hogy mindig hiteles cégkivonatra van-e szükség, vagy vannak-e olyan helyzetek, amikor az ingyenesen letölthető változat is megfelelő, és nem kell kifizetni a pár ezer forintot minden alkalommal a dokumentumért.
Ha hivatalos ügyintézésről van szó, akkor sajnos minden alkalommal meg kell fizetni a hiteles cégkivonat elkészítésének a díját, mert az ingyeneset nem fogadják el. Ennek az oka egyszerű: a cégkivonatnak a feladata, hogy a vállalkozások aktuális helyzetét, adatait tanúsítsa. Ezt viszont csak úgy lehet megtenni, ha garantáltan friss a dokumentum, és megfelelő hitelesítéssel rendelkezik. Ezek a tulajdonságok azonban ingyenes cégkivonatoknál nem állnak fenn.
Az ingyenes cégkivonatok is a kiállításukkor aktuális információkat tartalmazzák, a problémát az jelenti, hogy a kiállítás dátuma több hónappal ezelőtti is lehet, szemben a hiteles cégkivonatokkal, melyekben az igénylés pillanatában szereplő adatok vannak. Ez az igénylés pillanata ráadásul nem lehet 30 napnál korábban a felhasználási időhöz képest, mivel a hiteles cégkivonatok csak 30 napig érvényesek, ha később szeretnénk felhasználni, de kicsúsztunk a határidőből, akkor újat kell igényelnünk.
Néhány helyzet lehet csak, amikor megfelel az ingyenes cégkivonat. Ilyen pl. amikor csak tájékozódni szeretnénk, nem akarjuk sehol felhasználni a dokumentumot.